Cẩm nang cần biết về nghề điều phối viên – Ai thích hợp với nghề này

Điều phối viên là gì? Công việc của một nhân viên điều phối là gì? Điều phối sự kiện, điều phối kho, điều phối giao hàng. Đã là những cụm từ quen thuộc với ứng viên tìm việc làm. Cũng là những vị trí được tuyển dụng nhiều nhất trên thị trường lao động hiện nay. Bạn đã hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc này chưa? Hãy cùng haiphongjob.vn tìm hiểu mô tả công việc của nhân viên điều phối.

Điều phối là gì?

Hoạt động điều phối chính là việc lên kế hoạch, tổ chức, vận hành, sắp xếp công việc một cách hợp lý. Giúp dây chuyền hoạt động và vận hành có thể diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Từ tính chất và mục tiêu đạt được của công việc điều phối. Đã có thể giúp chúng ta phần nào hình dung được. Hình ảnh của một nhân viên điều phối là gì? Một nhân viên điều phối phải có trách nhiệm, lên kế hoạch, sắp xếp tổ chức nhân sự, theo dõi quá trình vận hành. Để đảm bảo công việc đang diễn ra suôn sẻ và mọi thứ được chuẩn bị ở mức tốt nhất. Đặc điểm của các điều phối viên cần có. Phải là một người có óc quan sát, có cái nhìn tổng quát và khả năng xử lý tình huống tốt. Điều phối viên muốn hoàn thành tốt nhất công việc của mình. Cần rèn luyện năng lực lắng nghe ý kiến từ mọi người thay vào việc sử dụng quan điểm cá nhân để áp đặt lên người khác.

Những công việc cần làm của điều phối viên là gì?

Công việc của một điều phối viên hàng ngày sẽ xoay quanh việc thiết kế những kế hoạch làm việc chi tiết và tối ưu nhất. Thông qua việc lựa chọn phương pháp và công cụ để hỗ trợ công việc. Phân công sắp xếp các nhân viên phụ trách những vai trò phù hợp. Hướng dẫn họ cũng như kiểm soát tiến trình vận động của công việc.

Đối với những công việc hợp tác cùng các công ty và doanh nghiệp khác. Điều phối viên cần phối hợp tốt với đối tác để tìm được tiếng nói chung. Qua đó sẽ thiết lập được kế hoạch làm việc chung cũng như thống nhất các hoạt động trong công việc.

Nhiệm vụ của điều phối viên phải đảm bảo rằng. Mọi thành viên đều đang làm việc hiệu quả và có thể hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết. Người điều phối phải biết tôn trọng và ghi nhận ý kiến của các thành viên trong đội. Từ đó, có thể cân nhắc độ phù hợp để xem xét bổ sung vào kế hoạch. Giúp hoàn thiện hơn về quá trình làm việc cũng như đạt được kết quả như mong muốn.

Những kỹ năng mà điều phối viên cần phải có

Những người có mong muốn được trở thành điều phối viên cần phải trang bị những kỹ năng nào khi bắt đầu công việc điều phối. Cùng tham khảo với những gợi ý sau từ haiphongjob.vn

Kỹ năng điều phối

Từ tên gọi cho vị trí việc làm này. Cũng đã có thể hình dung được, một điều phối viên bắt buộc phải có kỹ năng điều phối công việc một cách tuyệt vời. Bạn phải có óc quan sát và biết cách vận hành công việc. Trở thành mắc xích trung gian liên kết quan trọng, giúp thúc đẩy và gắn kết mọi người lại với nhau. Nếu không có được kỹ năng này, thì bạn sẽ không bao giờ hoàn thành được những công việc có khối lượng lớn.

Kỹ năng hướng dẫn

Trong quá trình sắp xếp và phân bổ công việc cho nhân viên. Chắc chắn sẽ phát sinh những vị trí có tính chất công việc phức tạp và khó giải thích. Bên cạnh đó, còn có sự xuất hiện của những công việc mới mà trước đây chưa từng làm. Đối diện với những tình huống như vậy. Các điều phối viên cần sử dụng đến kỹ năng hướng dẫn. Để biết cách giải thích cũng như hướng dẫn cho mọi người hiểu rõ công việc của mình và hoàn thiện nó.

Kỹ năng quản lý thời gian

Đối với những nhân viên làm việc ở vị trí điều phối viên sự kiện hoặc tổ chức chương trình. Vận hành công việc trơn tru trong một thời gian ngắn để sự kiện được diễn ra đúng theo kế hoạch định sẵn. Là nhiệm vụ bắt buộc. Trong quá trình diễn ra sự kiện, không thể tránh khỏi những trường hợp sự kiện bị kéo dài quá lâu hoặc kết thúc sớm hơn dự kiến. Vì vậy quản lý thời gian như thế nào để mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch là kỹ năng cực kỳ quan trọng của điều phối viên.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp có thể nói là một trong những kỹ năng đặc biệt quan trọng và bắt buộc phải thành thạo đối với nhân sự ở vị trí điều phối viên. Về cả mặt đối ngoại hay đối nội. Điều phối viên cũng cần phải có kỹ năng giao tiếp lưu loát, tự tin, rõ ràng. Để có thể làm việc với các đối tác để hiểu mong muốn cũng như thống nhất kế hoạch. Cũng như gắn kết tất cả mọi người, phân tích, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc khi có vướng mắc. Có thể nói, để trở thành nhân viên điều phối, bạn cần phải là một người có khả năng ăn nói và đàm phán tốt thì công việc mới có thể đạt tới thành công được.

Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork)

Để lên kế hoạch và vận hành công việc suôn sẻ. Điều phối viên cần biết cách phối hợp với các đồng nghiệp khác. Hãy cân nhắc thật kỹ để đặt cái tôi của mình đúng chỗ. Không thể đặt ý kiến chủ quan của mình lên quá cao. Gây xích mích và đánh mất sự đoàn kết giữa mọi người. Bạn cần phải biết lawmngs nghe để ghi nhận những ý kiến đóng góp từ người khác. Công việc sẽ được hoàn thiện nếu như những người thực hiện nó có khả năng phối hợp nhuần nhuyễn với nhau trong cả quá trình.

Khả năng tiếp cận với những công nghệ mới

Với công việc điều phối, phải thường xuyên làm việc cùng lúc với rất nhiều người, nhiều bộ phận khác nhau. Ứng dụng sự hỗ trợ của các hệ thống, phần mềm công nghệ vào công việc sẽ giúp bạn sẽ dàng điều phối và chỉ đạo đội nhóm. Thay vì phải thường xuyên tổ chức họp bàn mất quá nhiều thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Điều phối viên có thể làm việc và liên hệ với những người khác, Thông qua các ứng dụng trao đổi thông tin hoặc gửi Email.

Trong các lĩnh vực như tiếp thị, quảng cáo. Việc làm quen và sử dụng thành thạo các phần mềm mới, các trang mạng xã hội. Là điều quan trọng trong việc hỗ trợ và áp dụng thực tế giúp công việc điều phối dễ dàng hơn.

Quy trình điều phối phổ biến hiện nay

Quy trình chuẩn cho công việc điều phối sẽ phải phụ thuộc vào tính chất của công việc. Nhưng nhìn chung, tất cả các quy trình điều phối cần đều tuân theo một khung làm việc chuẩn. Cùng tìm hiểu qua các bước tiến hành một quy trình điều phối với chúng tôi

Xác định mục tiêu, lập kế hoạch

Với bất kỳ ngành nghề hay lĩnh vực nào cũng vậy, không chỉ riêng với nghề điều phối. Các điều phối viên viên phải hiểu rõ công việc mà mình đang làm là gì, và mục tiêu mà mình đang hướng đến là gì.

Điển hình như vị trí điều phối sự kiện. Công việc này bao gồm tất cả các khâu từ chuẩn bị tới thực hiện một sự kiện. Mục tiêu đặt ra là phải hoàn thành trong thời gian bao lâu để đảm bảo hoàn thành tất cả nội dung chương trình của sự kiện.

Lên kế hoạch chi tiết

Sau khi đã xác định được mục đích công việc và cái nhìn tổng quan về công việc sẽ diễn ra. Bạn cần phải tạo ra bản kế hoạch chi tiết. Với các giai đoạn trước, trong và sau sự kiện. Giúp mọi thành viên còn lại đều có thể hiểu và cùng nhau thực hiện. Trong kế hoạch cần phân công cụ thể các bước thực hiện. Bao gồm trước khi diễn ra sự kiện phải chuẩn bị những gì. Trong quá trình diễn ra sự kiện phải đảm bảo những điều gì và sau khi kết thúc sự kiện sẽ phải thực hiện những công việc gì. Những điều này cần phải được lên kế hoạch rõ ràng trước khi tiến hành vận hành.

 Phân công và kiểm soát công việc

Điều phối viên sẽ là người phân công và hướng dẫn công việc cho tất cả các vị trí. Tuy nhiên, cần phải suy nghĩ tới những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình làm việc. Nếu những tình huống đột xuất xảy ra thì cần phải có phương án xử lý phù hợp như thế nào để giải quyết. Tất cả các phương án dự trù nên được chuẩn bị trước. Để trong quá trình tiến hành công việc sẽ không vì những vấn đề này. Khiến tất cả các bước khác bị gián đoạn.

Những công việc điều phối được tìm kiếm nhiều nhất hiện nay

Điều phối viên vận tải

Điều phối vận tải là vị trí sẽ đặc biệt phù hợp với phái mạnh. Vì tính chất công việc này rất vất vả và cần dùng nhiều sức lực. Nhiệm vụ của công việc này bao gồm:

• Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ các bộ phận khác
• Tìm kiếm những đơn bị cung cấp xe, các loại xe phù hợp cho việc vận chuyển đơn hàng.
• Theo dõi quá trình vận chuyển đơn hàng để nếu xảy ra sự cố có thể nhanh chóng khắc phục.
•  Giám sát, cập nhật tình trạng đơn hàng cho đơn vị của mình và phía khách hàng.

Điều phối viên sự kiện

Điều phối sự kiện là một trong những vị trí  việc làm “HOT” trong ngành tổ chức sự kiện tại Hải Phòng. Được rất nhiều bạn trẻ tìm kiếm vì tính năng động cùng môi trường làm việc thoải mái. Tất cả các sự kiện muốn được diễn ra suôn sẻ cần phải có sự xuất hiện của điều phối viên.

Công việc này đòi hỏi ứng viên phải là người có khả năng giao tiếp tốt. Cùng với khả năng ứng biến và xử lý tình huống. Tổ chức sự kiện luôn phát sinh nhiều sự cố nhất, nếu không giải quyết kịp thời. Sẽ gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Cũng như uy tín của đơn vị tổ chức sự kiện. Chính vì vậy, điều phối viên còn cần phải có khả năng chịu được áp lực cao. Hoàn thiện deadline trong thời gian ngắn.

Nhân viên điều phối kho

Điều phối kho chịu trách nhiệm quản lý tất cả các hàng hóa được nhập, xuất và giao nhận trong kho. Công việc cụ thể chính là điều phối nhân viên soạn hàng, sắp xếp, phân loại, vệ sinh, đóng gói, chuyển hàng lên xe tải,… Ngoài ra, điều phối viên cần phải cập nhật tình trạng kho mỗi ngày. Báo cáo và cập nhật chính xác các thông tin liên quan về mặt hàng, nhãn mác hàng, phân chia sắp xếp hàng hóa theo từng khu vực.

Nhân viên điều phối giao hàng

Bên cạnh điều phối kho, điều phối giao hàng cũng là một trong những vị trí việc làm cực kỳ quan trọng và được tuyển dụng thường xuyên trong ngành kho vận. Để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất.

Nhân viên điều phối giao hàng cần phải biết phân công đơn hàng cho nhân viên giao hàng và theo dõi quá trình giao hàng. Điều phối viên chính là người phải chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ giao hàng, tiền giao hàng, khối lượng hàng, hàng hóa phải được giao theo đúng thời gian, địa điểm khách yêu cầu.

Xem thêm “Việc làm vận chuyển/giao nhận/kho vận tại Hải Phòng”

Kết luận

Trên đây là những thông tin cần biết mà haiphongjob.vn đã tổng hợp để gửi đến người lao động. Đặc biệt là những ứng viên đang có nhu cầu tìm hiểu về điều phối viên là gì, những điều nhân viên điều phối cần. Một số công việc điều phối phổ biến nhất hiện nay trên thị trường việc làm Hải Phòng mà chúng tôi ghi nhận dựa trên nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Hy vọng sẽ là những gợi ý tốt giúp ứng viên sẽ định hình được những điều mình phải làm. Để có thể đạt tới thành công như mong muốn.